5 trucchi per aumentare la produttività in ufficio? Partiamo dal presupposto che non è mai così facile, semplice, immediato cambiare le nostre routine. Di solito ci sembrano le migliori proprio perché sono le nostre. Ma se non stanno funzionando forse vale la pena guardare oltre per vedere cosa funziona per gli altri.
Strategie e tecniche
Ci sono strategie e tecniche di gestione del tempo e delle proprie energie ampiamente utilizzate soprattutto dai managers e liberi professionisti, che aiutano a svolgere le attività quotidiane in maniera più proficua. Ma quali sono quelle realmente vincenti? Quali funzionano davvero? Abbiamo scandagliato la rete per capire quali fossero le skills più gettonate. Gli elenchi si susseguono, e i consigli sono talmente tanti che non è stato facile orientarsi.
Abbiamo applicato allora un principio base: la cosa davvero utile tra il mare dei suggerimenti e delle strategie della nonna, è imparare da chi è davvero riuscito a diventare più produttivo, ovvero i migliori leader e imprenditori del mondo. Da questa sintesi emergono i suggerimenti statisticamente più presenti.
I migliori 5 consigli per essere produttivi
Arrivi in ufficio ogni mattina con la determinazione di ottenere di più. A mezzogiorno, hai abbandonato i piani per il pranzo e alle 5 telefoni a casa (di nuovo) per informare la famiglia di andare avanti e cenare senza di te. Cosa c’è che non va? Perché non riesci a fare tutto? In effetti, alcune modifiche possono fare un’enorme differenza nella tua produttività e trascorrerai meno ore in ufficio per ottenere di più. Per questo il primo consiglio che viene riportato nella stragrande maggioranza delle volte è…
1. Impara a dare priorità alle attività
Gran parte del tempo del lavoratore medio viene speso in attività non essenziali che non producono risultati evidenti. Ad esempio, rispondere a quelle 150 e-mail fa davvero lavorare o consuma solo il tuo tempo? Fai un elenco delle attività che svolgi che effettivamente ottengono risultati misurabili e blocca l’80% del tuo tempo per queste attività. Riserva l’altro 20 percento del tuo tempo al lavoro intenso, come rispondere alle telefonate o rispondere alle e-mail. Questa priorità assicura che le cose importanti siano effettivamente terminate.
2. Creare sistemi per attività comuni
Il secondo suggerimento in ordine di presenza riguarda anche le persone che ti circondano, secondo il principio che non sei un’isola e che per essere produttivo devi necessariamente interagire. Inoltre, molte delle tue attività sono probabilmente ripetitive. Outlook, Word, Excel e altri comuni software per ufficio offrono modi per semplificare i processi comuni. Raggruppa persone, e collaboratori intorno a documenti condivisi, crea gruppi di lavoro di cui puoi diventare leader naturale, agevola la comunicazione. Come? Facendo spesso domande, alimentando il confronto costruttivo, imponendo come fine le soluzioni e non i problemi. Infine, scrivere compiti insieme, conclusioni e analisi, dopo questi confronti, alimenta la diffusione di consapevolezza e responsabilità, sollevandoti da molti fardelli e, in definitiva, aumentando di molto il tuo potenziale di produttività.
3. Evita il multitasking
I lavoratori spesso credono di essere più efficienti durante il multitasking, ma gli studi dimostrano che il multitasking è in realtà meno efficiente. Il cervello ha difficoltà a passare da un compito non correlato all’altro. Inoltre, durante il multitasking non sei mai completamente concentrato su una sola attività, aumentando sia il tempo necessario per svolgere ciascuna attività sia gli errori che commetti su ogni elemento.
4. Affronta i compiti più difficili all’inizio della giornata lavorativa
Ci sono due ragioni per affrontare le cose difficili in anticipo. In primo luogo, è perché sei più fresco, e in secondo luogo, una volta eliminati i grandi ostacoli, il resto della giornata sembrerà più gestibile e leggero. Lo stress avvertito calerà di conseguenza, e quando si è meno stressati si è largamente più produttivi. Gli studi dimostrano che le persone di successo hanno l’abitudine di affrontare prima le cose più difficili, quindi di gestire il resto con scioltezza, magari al campo da golf. Pensa solo a quanto sarà facile il tuo pomeriggio se quei “pallosissimi” rapporti te li sarai lasciati alle spalle.
5. Non saltare le pause
Un modo in cui i lavoratori cercano di stipare più lavoro durante la giornata è saltare le pause. Tuttavia, questa abitudine riduce effettivamente il tuo livello di produttività in diversi modi. Le pause danno alla tua mente alcuni momenti per vagare in modo più fluido (il termine neuroscientifico è “diffuse mode”), che è fondamentale per la risoluzione creativa dei problemi. Le pause ti danno anche il tempo di nutrire il tuo corpo e di muoverti, il che pompa più ossigeno alle cellule cerebrali. Le pause migliori includono un pasto o uno spuntino sano di dimensioni ragionevoli e una camminata veloce o un’altra attività fisica. Gli studi dimostrano che solo 10 minuti al giorno di esercizio moderato possono migliorare la funzione cardiaca, nonché migliorare il tuo potere mentale e la gestione emotiva.
Oltre a questi 5 principali passaggi, ciò che emerge dalla nostra ricerca online sui siti di settore, è la raccomandazione di assicurarti di fare ciò che ami. La tua salute, la tua produttività, i tuoi colleghi, il tuo capo e la tua famiglia ti ringrazieranno per lo sforzo.
Aumentare la produttività… dei dipendenti
A margine di questa nostra analisi online spicca un aspetto importante, che un po’ riprende il secondo dei 5 tips riportati: l’importanza del tea.
Aumentare la produttività del proprio gruppo di lavoro è iil modo migliore per aumentare anche la propria. Inutile affannarsi a essere bravissimi in un ufficio di pelandroni demotivati. L’ufficio andrà comunque male e la possibilità che imploda sotto il peso dell’inefficienza generale diventerebbe sempre più plausibile.
A tale riguardo, l’Harvard Business Review ha pubblicato un’analisi realizzata sulla base di centinaia di studi che abbiamo trovato molto interessante . L’analisi mostra come soltanto attraverso la felicità dei dipendenti sia possibile raggiungere una produttività media superiore del 31%, vendite più alte del 37% e una creatività ben tre volte superiore alla media. Pertanto, la sfida più importante non è tanto trovare dei tips magici per cambiare le cose e farle andare improvvisamente meglio, ma scoprire cosa ci rende e rende gli altri felici, e integrare il tutto nella giornata di lavoro.
Google secondo la rivista specializzata Fortune è il miglior posto al mondo in cui lavorare. Come mai? Perché propone abitudini ludiche come il fornire pasti e bevande gratis a ciascun dipendente, distribuire punti ristoro raggiungibili in soli tre minuti di cammino da ogni ufficio e micro-cucine attive 24 ore su 24 all’interno dei propri campus. E poi, mette a disposizione biciclette per gli spostamenti, aree relax e di defaticamento, aree per muoversi e attivare le enforfine che, guarda caso, rendono più felici!
Il consiglio è quindi questo: scopri cosa può rendere felici gli elementi del tuo team, cosa può motivarli, farli stare allegri. Prendi iniziative ludiche. Porta dei croissant per la colazione, magari in occasione di eventi legati a emozioni positive, come può essere ogni nuovo contratto firmato, ogni feedback a 5 stelle, ogni livello di fatturato raggiunto. Una colazione insieme, per quanto un happening semplice, crea senso di gruppo, permette un momento di svago comune e allegro. Ma questa è solo un’idea tra le mille che puoi trovare perfette per il tuo gruppo di lavoro.
Gli “altri” 5 tips
Abbiamo visto che la tua felicità deve venire al primo posto. Se lavori felice, lavori meglio. L’equazione è facile. Mentre se giochi sempre e solo a recuperare e stai lottando per rimanere al passo con le cose da fare, è facile sentirsi giù di morale. Soprattutto quando essere indietro con le scadenze significa che devi lavorare fino a tardi e sacrificare tempo per te stessa/o, la tua famiglia e i tuoi amici. Quando il tuo equilibrio tra lavoro va in tilt, è difficile sentirti al meglio.
La risposta sta ancora una volta nell’affinare le tue capacità di produttività. E quindi, ti offriamo ora altri 5 tips “bonus” da implementare ai primi e frutto di uno studio comparativo tra ciò che sembra funzionare davvero in ambito produttività, e cosa può darti gioia nel frattempo.
La produttività funziona quando ti consente di fare di più in meno tempo, ma anche quando imparerai a farle senza stressarti, rimanendo attivo e motivato, e magari divertendoti. Così scoprirai di avere più voglia e più tempo, che poi è il modo migliore di produrre con costanza.
Ma come si acquisiscono queste magiche capacità di “produttività felice”?
Ecco quindi gli “altri” cinque tips:
1) Una cosa per volta
Goethe amava dire: “senza fretta, ma senza sosta”. Molti di noi sono estremamente impegnati! Ciò è particolarmente vero per coloro che possiedono aziende, gestiscono team o sono imprenditori. Poiché ci sono solo 24 ore in un giorno, di cui solo una manciata davvero utili, si è tentati di svolgere più attività contemporaneamente. Questo può effettivamente intralciare quella che potrebbe essere una giornata felicemente produttiva.
Quando l’attenzione è divisa tra varie attività, può essere necessario più tempo per completare ciascuna attività. Inoltre, la qualità del lavoro può diminuire e l’esaurimento può aumentare. Invece, dedica tutto il tuo tempo e le tue energie a un compito alla volta. All’inizio potrebbe essere difficile, ma ti accorgerai presto che tante di quelle cose che sembravano urgenti, non lo erano poi così tanto, e che affrontandole nel modo opportuno, dedicandogli il tempo che meritano, ti porterà a risultati migliori, con meno stress. Ecco allora alcuni semplici consigli che abbiamo selezionato per te per gestire al meglio il tuo tempo:
• Imposta orari dedicati per ogni compito. Puoi usare un timer (conosci la tecnica del “Pomodoro”?) partendo dal controllare le email. Controlla le e-mail alle 8 e alle 15, dedica 30 minuti a questa attività. Finiti i 30 minuti, fai una piccola pausa di 5 minuti, alzati dalla scrivania, trova il tempo per una battuta con qualcuno, tanto per ricordarti di essere felice, e torna al prossimo impegno mettendo il timer a non più di 45 minuti per volta. Dopo 45 minuti, il cervello diminuisce vistosamente le sue capacità di focus. Fai una pausa di 10 minuti ogni 45 minuti di lavoro.
• Ed ecco il punto successivo, che riprende il primo: datti un programma rigoroso e seguilo. Ad ogni blocco di tempo di max 45 minuti dovrebbe essere assegnata una sola attività.
• Impara a dire “No”. Se il tuo programma non prevede “aperture”, non assumere lavoro aggiuntivo. Rimanda invece ogni nuovo input al prossimo step utile.
2) Gestisci “felicemente” le tue riunioni
Gli incontri sono un must per la maggior parte di noi. Sebbene servano a uno scopo e possano essere estremamente utili, le riunioni possono anche essere un buco nero di produttività. Se hai più di un incontro a settimana è imperativo che inizi a gestirli. Richiedi o crea agende dettagliate, quindi seguile. Imposta gli orari di inizio e di fine e seguili. Avere un processo di follow-up in modo da sapere che le azioni sono state completate, non semplicemente discusse. Se noti che le riunioni diventano improduttive, riconsidera il loro formato, i tempi o i partecipanti.
Ma più importante tra tutti i suggerimenti di produttività interna alle riunioni, è quello di iniziare e terminare le riunioni in modo “rituale”. Qualcosa che sia parte del team. Pensa alle “addle” delle squadre di football che si mettono in cerchio e gridano il loro slogan per caricarsi. Ok, non è il caso di gridare slogan nel tuo ufficio, ma nulla vieta di iniziare dando il buongiorno e facendo un giro di feedback informali. Oppure premiando qualcuno per il lavoro svolto, e poi chiudendo la riunione con un nuovo giro di feedback, riesaminando la mappa mentale che è stata fatta durante la riunione magari, oppure chiudendo con un semplice applauso. Un bel rituale che puoi fare tuo per una fine riunione strepitosamente motivante? Fai alzare il tuo team, metti tutti in circolo e, girati tutti verso destra così da formare un “trenino” chiedi di dare qualche pacca sulla spalla alla persona davanti ad ognuno. Una fine che, per quanto banale, segna con una gratifica dagli alti contenuti di ossitocina la fine della riunione.
3) Utilizzare strumenti di produttività
Nel mondo connesso di oggi ci sono strumenti di produttività quasi infiniti. Questi strumenti possono migliorare drasticamente la produttività e poiché c’è qualcosa per tutti, troverai sicuramente lo strumento giusto per le tue esigenze particolari. Assicurati di darti del tempo per abituarti ai tuoi nuovi strumenti. Inoltre, non aver paura di provare nuovi strumenti se ritieni che quello che stai utilizzando non sia la soluzione migliore.
Il vantaggio di usare la giusta tecnologia è il senso di efficienza che divulgherai nel tuo team e in te stesso. Un maratoneta deve poter contare sulle sue scarpe come te sui tuoi strumenti di lavoro.
4) Metti da parte il tempo per il divertimento
Tanto lavoro e niente svago rende noiosa qualsiasi attività. Più sei energico e felice, più è probabile che affronterai la giornata con eccitazione e grande energia. Ci vuole molta energia, tra l’altro, per completare le attività, trovare idee creative e ispirare il tuo team. Se hai le pile scariche sarà quasi impossibile rimanere produttivi. Dormire bene la notte, pranzare degnamente, concedersi le giuste pause, come abbiamo visto, vuol dire dedicare del tempo al divertimento con ottimi riscontri di produttività. E che dire dei fine settimana? Ogni vacanza o periodo di “evasione” dopo il lavoro contribuirà assolutamente a un lavoro più produttivo.
5) Regola e riprova
Non esiste una soluzione valida per tutti per essere più produttivi. Ogni persona, ogni team con le sue esigenze uniche, richiederà approcci diversi per raggiungere il successo in termini di felicità produttiva. Il divertimento non sta tanto in tecniche e consuetudini “forzate”, ma in atteggiamenti improvvisati, in giochi che cambiano e che evolvono assieme ai giocatori stessi. Continua a provare nuovi approcci, strumenti e tattiche finché non trovi la ricetta giusta per il tuo successo.
